|
หลักการเกณฑ์การให้บริการ
เนื่องจากฝ่ายซ่อมบำรุง สำนักงาน มจธ. บางขุนเทียน มีหน้าที่รับผิดชอบดูแลและอำนวยความสะดวกด้านการใช้งาน และให้บริการระบบสาธารณูปโภคให้กับหน่วยงานภายใน มจธ. บางขุนเทียน เพื่อการดำเนินการและปฏิบัติงานเป็นไปตามระบบและมีแบบแผน ทางฝ่ายซ่อมบำรุงจึงขอตั้งระเบียบในการให้บริการดังต่อไปนี้
1. การตรวจสอบการทำงานของระบบสาธารณูปโภคทั่วไป
ในเบื้องต้นฝ่ายซ่อมบำรุงจะให้เจ้าหน้าที่ของบริษัท Service Contract เป็นผู้ตรวจสอบการทำงาน การเปิด-ปิดระบบ และการบันทึกข้อมูลการปฏิบัติงาน โดยที่บริษัท Service Contract จะต้องส่งข้อมูลการทำงานของระบบสาธารณูปโภคต่าง ให้กับฝ่ายซ่อมบำรุงทุกวัน โดยที่เจ้าหน้าที่ฝ่ายซ่อมบำรุงจะทำการตรวจสอบเอกสาร วิเคราะห์ผลการปฏิบัติงาน ตรวจสอบการทำงานของระบบ เครื่องมือ ขั้นตอนการปฏิบัติงานของบริษัท Service Contract และรายงานผลการปฏิบัติงานให้หัวหน้าฝ่ายซ่อมบำรุงรับทราบ และจัดทำรายงานสรุปผลการทำงานของระบบสาธารณูปโภค ให้ผู้บริหารรับทราบทุกเดือน หมายเลขโทรศัพท์ติดต่อ คือ 9757 , 403 1
2. การตรวจสอบการทำงานของระบบสาธารณูปโภคเฉพาะเรื่อง
ฝ่ายซ่อมบำรุงจะตรวจสอบแผนปฏิบัติงานของบริษัท Service Contract วิเคราะห์ผลและจัดทำแผนงานร่วมกันในการดำเนินการ โดยที่ฝ่ายซ่อมบำรุงจะแจ้งประสานงานให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้องรับทราบ ก่อนดำเนินการอย่างน้อย 15 วันในกรณีที่มีระบุในแผนปฏิบัติงานและอย่างน้อย 5 วันในกรณีที่ไม่ระบุในแผนปฏิบัติงานและต้องดำเนินการเร่งด่วน โดยที่ในการดำเนินการเจ้าหน้าที่ฝ่ายซ่อมบำรุงจะดูแล และควบคุมการทำงานของบริษัท Service Contract และจัดทำรายงานสรุปผลการดำเนินการ ให้ผู้บริหารรับทราบทุกเดือน หมายเลขโทรศัพท์ติดต่อ คือ 9757 , 403 1
3. การจัดทำแผนการซ่อมบำรุง
ฝ่ายซ่อมบำรุงจะจัดทำแผนการซ่อมบำรุงระบบสาธารณูปโภคประจำปี และประจำเดือน โดยที่จะมีการปรับเปลี่ยนแผนให้เหมาะสมกับการทำงาน และเสนอให้ผู้บริหารรับทราบทุกเดือน ซึ่งมีแผนการดำเนินการดังนี้
3.1 จัดทำแผนการซ่อมบำรุงประจำปีงบประมาณภายในเดือนกรกฎาคม โดยมีการกำหนดรูปแบบและขอบเขตการทำงานให้ครบถ้วน เสนอให้ผู้บริหารรับทราบ
3.2 จัดทำรายงานสรุปผลการดำเนินการของปีงบประมาณที่แล้วภายในเดือนตุลาคม
3.3 จัดทำแผนการซ่อมบำรุงประจำเดือน กำหนดรูปแบบและขอบเขตงาน พร้อมทั้งกำหนดระยะเวลา และค่าใช้จ่ายรายการที่จะดำเนินการเสนอ ให้ผู้บริหารรับทราบภายในสัปดาห์แรกของเดือน
3.4 รายงานผลการดำเนินงานและความคืบหน้าของเดือนที่ผ่านมา วิเคราะห์ข้อมูล และสรุปปัญหานำเสนอให้ผู้บริหารรับทราบภายในสัปดาห์แรกของเดือน
3.5 ตรวจสอบแผนการซ่อมบำรุงประจำเดือนของบริษัท Service Contract เปรียบเทียบกับฝ่ายซ่อมบำรุงแล้วกำหนดเป็นแผนประจำเดือน มีการจัดทำตารางการตรวจสอบงาน และการประเมินผลการปฏิบัติงานภายในสัปดาห์แรกของเดือน
3.6 ฝ่ายซ่อมบำรุงจะเสนอแผนการดำเนินงานให้ Project Management Group ตรวจสอบรูปแบบ และขอบเขตงานก่อนเสนอ ให้ผู้บริหารรับทราบภายในสัปดาห์สุดท้ายของเดือน
4. งานแจ้งซ่อมและขอใช้บริการระบบสาธารณูปโภค
4.1 วิธีการแจ้ง
- โทรแจ้งที่ศูนย์รับแจ้ง ( Call Center ) หมายเลขโทรศัพท์ติดต่อ 7300
- ทรแจ้งที่ฝ่ายซ่อมบำรุง สำนักงาน มจธ. บางขุนเทียน ( Utility Department ) หมายเลข โทรศัพท์ติดต่อ 9757 , 4031
- รอกข้อมูลในเอกสารแบบฟอร์มใบรับแจ้ง ซึ่งจะเก็บไว้ในตู้รับแจ้งของฝ่ายซ่อมบำรุงบริเวณด้านหน้าลิฟท์โดยสารชั้น 1 อาคาร EXC หรือ Download แบบฟอร์มได้ที่ Public Folders/Utility
- E-Mail : therdtam@pdti.kmutt.ac.th
หมายเหตุ ในการรับแจ้งเหตุทุกกรณีจะต้องมีการกรอกข้อมูลในเอกสารแบบฟอร์มทุกครั้ง เพื่อจัดเก็บเป็นข้อมูลในการตรวจสอบและประสานงาน
ขั้นตอนการให้บริการ
- ผู้ขอใช้บริการจะต้องแจ้งให้ฝ่ายซ่อมบำรุงรับทราบ โดยวิธีการแจ้งดังกล่าว
- ผู้รับแจ้งเหตุจะต้องกรอกข้อมูลในเอกสารให้ครบถ้วน
- ฝ่ายซ่อมบำรุง จะส่งเจ้าหน้าที่ไปทำการตรวจสอบและวิเคราะห์เบื้องต้น ภายใน 1 ชั่วโมงหลังจากได้รับแจ้ง
- ฝ่ายซ่อมบำรุงจะทำการซ่อมแซมเองหรือแจ้งให้บริษัท Service Contract ทำการซ่อมแซม ภายใน 2 ชั่วโมงหลังจากได้รับแจ้ง
- ระยะเวลาในการดำเนินการซ่อมแซม
- ในกรณีที่สามารถทำการซ่อมแซมได้โดยเจ้าหน้าที่และเครื่องมือประจำฝ่ายซ่อมบำรุง จะใช้เวลาซ่อมแซมภายใน 3 ชั่วโมงหลังจากได้รับแจ้ง
- ในกรณีที่สามารถทำการซ่อมแซมได้โดยเจ้าหน้าที่แต่ต้องรอวัสดุ เครื่องมือ หรืออุปกรณ์ต่างๆ ซึ่งไม่สามารถดำเนินการได้ทันที ฝ่ายซ่อมบำรุงจะแจ้งให้ผู้ขอใช้บริการรับทราบภายใน 3 ชั่วโมงหลังจากการซ่อมและบันทึกลงในแบบฟอร์มทุกครั้ง
- ในกรณีที่ไม่สามารถทำการซ่อมแซมได้โดยเจ้าหน้าที่ โดยจะต้องให้ผู้เชี่ยวชาญซ่อมแซม ฝ่ายซ่อมบำรุงจะประสานงานกับผู้เชี่ยวชาญ เกี่ยวกับการดำเนินการซ่อมแซม เช่น ลักษณะของปัญหา , รูปแบบการซ่อมแซม , ราคาประมาณการ , การขนส่ง , ระยะเวลาในการดำเนินการ ฝ่ายซ่อมบำรุงจะแจ้งให้ผู้ขอใช้บริการรับทราบภายใน 3 วันหลังจากการรับแจ้งโดยที่มีการติดต่อประสานงานสอบถามความคืบหน้าทุก 3 วันและบันทึกลงในแบบฟอร์มทุกครั้ง
• เอกสารแบบฟอร์มใบรับแจ้ง
5. การตรวจสอบและตรวจรับงาน
ฝ่ายซ่อมบำรุงจะตรวจสอบการทำงานของบริษัท/ผู้รับเหมางาน ที่เกี่ยวข้องกับระบบสาธารณูปโภค ตามตารางการตรวจสอบงานฝ่ายซ่อมบำรุง และสามารถแจ้งให้บริษัท/ผู้รับเหมา ปรับปรุงแก้ไขงานให้เป็นไปตามข้อตกลงโดยไม่ต้องรอจนกระทั่งถึงเวลาที่กำหนด และทำรายงานสรุปการดำเนินการให้ผู้ควบคุมงาน หรือกรรมการตรวจการจ้างตรวจสอบก่อนการนัดตรวจรับงาน
ขั้นตอนการตรวจรับงาน
- บริษัท/ผู้รับเหมาจัดส่งเอกสารขอส่งมอบงานให้สำนักงาน มจธ. บางขุนเทียนภายใน 7 วันทำการแรกของเดือน
- สำนักงาน มจธ. บางขุนเทียนจัดส่งให้ฝ่ายซ่อมบำรุง ตรวจสอบเอกสารภายใน 1 วัน
- ฝ่ายซ่อมบำรุงตรวจสอบเอกสาร และจัดทำรายงานสรุปส่งให้สำนักงาน มจธ. บางขุนเทียนภายใน 2 วัน
- สำนักงาน มจธ. บางขุนเทียนทำเอกสารแจ้งให้ประธานตรวจการจ้างรับทราบภายใน 1 วัน
- ประธานตรวจการจ้างรับเอกสารรายงานและกำหนดวันตรวจรับงานส่งให้สำนักงาน มจธ. บางขุนเทียนภายใน 3 วัน
- สำนักงาน มจธ. บางขุนเทียนแจ้งกรรมการตรวจการจ้างและผู้เกี่ยวข้อง โดยกำหนดระยะเวลาวันตรวจรับงานภายใน 7 วัน
- วันตรวจรับงานฝ่ายซ่อมบำรุงจะรายงานผลการปฏิบัติงานให้ประธาน และกรรมการตรวจการจ้างรับทราบข้อมูล ในกรณีที่การตรวจการจ้างไม่มีปัญหา และอุปสรรค์ จะส่งเอกสารให้ฝ่ายพัสดุฯ ได้ภายใน 1 วัน
6. รูปแบบการขออนุมัติจัดซื้อ/จัดจ้างและขออนุมัติเบิกจ่าย
ฝ่ายซ่อมบำรุงจะดำเนินการจัดทำเอกสาร ขออนุมัติจัดจ้าง/เบิกจ่ายเสนอผู้บริหาร ประกอบด้วย 2 ขั้นตอนดังนี้
6.1 ขั้นตอนขออนุมัติจัดซื้อ/จัดจ้าง
- ฝ่ายซ่อมบำรุงจัดทำเอกสารขออนุมัติจัดซื้อ/จัดจ้าง
- นำเสนอรายการให้ทาง Project Management พิจารณา (ในกรณีที่จำเป็น)
- ส่งเอกสารให้สำนักงาน มจธ. บางขุนเทียนเสนอให ้ผู้จัดการสำนักงานรับทราบ
- ส่งเอกสารให้ผู้บริหารรับทราบและพิจารณา
- ประสานงานและจัดหาผู้ดำเนินการร่วมกับฝ่ายพัสดุ
- ควบคุมงานและประเมินผลการปฏิบัติงาน
ในการขออนุมัติจัดซื้อ/จัดจ้าง มี 2 กรณีดังนี้คือ
กรณีที่รายการมีระบุในแผนงาน
ฝ่ายซ่อมบำรุง จะจัดส่งแผนการดำเนินการประจำปีและแผนประจำเดือน เสนอผู้บริหารภายในสัปดาห์สุดท้ายของเดือน และ จะจัดส่งเอกสารรายการที่จะขออนุมัติจัดซื้อ/จัดจ้าง ภายในสัปดาห์แรก ของเดือน เอกสารประกอบการขออนุมัติมีดังนี้
- เอกสารขออนุมัติจัดซื้อ/จัดจ้าง
- - รายการที่จะต้องดำเนินการ
- - เหตุผลและความจำเป็น
- - รูปแบบและขอบเขตการดำเนินการ
- - งบประมาณ ( ราคาประมาณการ )/ระยะเวลาในการดำเนินการ
- สำเนาแผนการดำเนินงานประจำเดือน
- สำเนาแบบสำรวจงาน (ในกรณีงานที่ส่งให้ทาง Project Management พิจารณา)
กรณีที่รายการไม่มีระบุในแผนงาน
ฝ่ายซ่อมบำรุงจะจัดส่งเอกสารรายการที่จะขออนุมัติจัดซื้อ/จัดจ้าง ภายใน 7 วันนับจากวันที่วิเคราะห์เหตุผลและความจำเป็นเร่งด่วนในการขออนุมัติจัดซื้อ/จัดจ้าง เอกสารประกอบการขออนุมัติมีดังนี้
- เอกสารขออนุมัติจัดซื้อ/จัดจ้าง
- รายการที่จะต้องดำเนินการ
- เหตุผลและความจำเป็น
- รูปแบบและขอบเขตการดำเนินการ
- งบประมาณ (ราคาประมาณการ) / ระยะเวลาในการดำเนินการ
- เอกสารใบแจ้งซ่อมหรือเอกสารคำร้องของหน่วยงานที่แจ้งความต้องการ
- สำเนาแบบสำรวจงาน (ในกรณีงานที่ส่งให้ทาง Project Management พิจารณา)
6.2 ขั้นตอนขออนุมัติเบิกจ่าย
- ฝ่ายซ่อมบำรุงจัดทำเอกสารขออนุมัติเบิกจ่าย
- นำรายงานสรุปผลการปฏิบัติงานให้ทาง Project Management พิจารณา (ในกรณีที่จำเป็น)
- ส่งเอกสารให้สำนักงาน มจธ. บางขุนเทียนเสนอให้ผู้จัดการสำนักงานรับทราบ
- ส่งเอกสารให้ผู้บริหารรับทราบและพิจารณา
- ประสานงานร่วมกับฝ่ายพัสดุ
- ประสานงานติดตามเกี่ยวกับขั้นตอนการเบิกจ่าย
ในการขออนุมัติเบิกจ่าย มี 2 กรณีดังนี้คือ
กรณีที่ค่าใช้จ่ายจริงอยู่ในวงเงินที่ขออนุมัติจัดซื้อจัดจ้าง
ฝ่ายซ่อมบำรุงจะจัดส่งผลการปฏิบัติงานเสนอให ้กรรมการตรวจการจ้าง และประสานงานกับฝ่ายพัสดุภายใน 3 วันนับจากวันที่ผู้ควบคุมงานได้ตรวจสอบงาน และจะจัดส่งเอกสารรายการที่จะขออนุมัติเบิกจ่าย ให้ผู้บริหารภายใน 3 วันนับจากวันที่กรรมการตรวจการจ้างรับทราบผลการปฏิบัติงาน เอกสารประกอบการขออนุมัติมีดังนี้
- เอกสารขออนุมัติเบิกจ่าย
- รายงานผลการดำเนินการ รูปแบบและขอบเขตการดำเนินการ
- เอกสารตรวจสอบงานของกรรมการตรวจการจ้าง
- ค่าใช้จ่ายตามความเป็นจริง
- เหตุผลและความจำเป็นในการเลือกผู้ดำเนินการ
- เอกสารขออนุมัติจัดซื้อ/จัดจ้าง
- สำเนาแบบสำรวจงาน (ในกรณีงานที่ส่งให้ทาง Project Management พิจารณา)
- เอกสารขอส่งมอบงานและใบรับประกันผลงาน
- ใบวางบิล / ใบแจ้งหนี้
- แบบ AS-BUILD รูปถ่ายหรือเอกสารประกอบ การส่งมอบงาน
กรณีที่ค่าใช้จ่ายจริงอยู่ในวงเงินที่ขออนุมัติจัดซื้อจัดจ้าง
ฝ่ายซ่อมบำรุง จะจัดทำเอกสารขออนุมัติจัดซื้อ/จัดจ้างใหม่ให้ครอบคลุมวงเงิน ที่ผู้ยื่นเสนอราคาทุกรายเสนอราคา โดยระบุเหตุผล และความจำเป็นที่ต้องมีการเพิ่มวงเงิน เสนอให้ผู้บริหารอนุมัติอีกครั้ง หลังจากที่มีการคัดเลือกผู้ดำเนินการแล้วจะทำหน้าที่ควบคุมการปฏิบัติงาน และส่งผลการปฏิบัติงานเสนอให้กรรมการตรวจการจ้าง และประสานงานกับฝ่ายพัสดุภายใน 3 วัน นับจากวันที่ผู้ควบคุมงานได้ตรวจสอบงาน และจะจัดส่งเอกสารรายการ ที่จะขออนุมัติเบิกจ่าย ให้ผู้บริหารภายใน 3 วันนับจากวันที่กรรมการตรวจการจ้างรับทราบผลการปฏิบัติงาน เอกสารประกอบการขออนุมัติมีดังนี้
- เอกสารขออนุมัติเบิกจ่าย
- รายงานผลการดำเนินการ รูปแบบและขอบเขตการดำเนินการ
- เอกสารตรวจสอบงานของกรรมการตรวจการจ้าง
- ค่าใช้จ่ายตามความเป็นจริง
- เหตุผลและความจำเป็นในการเลือกผู้ดำเนินการ
- เอกสารขออนุมัติจัดซื้อ/จัดจ้าง (ปรับวงเงิน)
- เหตุผลและความจำเป็นในการปรับเปลี่ยนวงเงิน
- เอกสารขออนุมัติจัดซื้อ/จัดจ้าง (ชุดเดิม)
- สำเนาแบบสำรวจงาน (ในกรณีงานที่ส่งให้ทาง Project Management พิจารณา)
- เอกสารขอส่งมอบงานและใบรับประกันผลงาน
- ใบวางบิล / ใบแจ้งหนี้
- แบบ AS-BUILD รูปถ่ายหรือเอกสารประกอบ การส่งมอบงาน
7. งานจัดทำระบบฐานข้อมูลระบบสาธารณูปโภค
ฝ่ายซ่อมบำรุงจะจัดทำระบบฐานข้อมูลระบบสาธารณูปโภคประจำปีและประจำเดือน โดยที่นำข้อมูลที่ทำการสำรวจและข้อมูลที่บริษัท Service Contract ให้ข้อมูลมาวิเคราะห์ผลการใช้งานระบบสาธารณูปโภค โดยที่มีการปรับปรุงเปลี่ยนแปลงฐานข้อมูลให้ถูกต้องอย่างสม่ำเสมอ และเสนอให้ผู้บริหารรับทราบทุกเดือน จำนวนฐานข้อมูลที่ฝ่ายซ่อมบำรุงคาดว่าจะดำเนินการจัดทำให้แล้วเสร็จภายในปี งบประมาณ 2548 มีดังนี้
- จัดทำระบบฐานข้อมูลและระบบ Inventory ของระบบสาธารณูปโภค
- ข้อมูลการใช้พลังงานไฟฟ้า น้ำประปา และน้ำมันของ มจธ. บางขุนเทียน และหน่วยงานหรืออาคารทุกอาคารภายใน มจธ. บางขุนเทียน
- ข้อมูลการซ่อมบำรุง ปรับปรุงเปลี่ยนแปลงที่เกี่ยวข้องกับระบบสาธารณูปโภค
- ข้อมูลปัญหาและอุปสรรคที่เกิดขึ้นกับระบบสาธารณูปโภค
- ทะเบียนประวัติของอุปกรณ์
- โครงการ/แผนงานที่เกี่ยวข้องกับระบบสาธารณูปโภค
- ทะเบียนประวัติของผู้ประกอบการที่ดำเนินการเกี่ยวกับระบบสาธารณูปโภค
- แบบ AS-BUILD ของทุกอาคาร
- ข้อมูลการให้บริการระบบสาธารณูปโภค
- ข้อมูลค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อ/จัดจ้าง
- จำนวนบุคลากรที่ใช้บริการระบบสาธารณูปโภค
- ข้อมูลสรุปการประชุม / อบรม / สัมมนา
- ข้อมูลอื่นๆที่เกี่ยวข้องกับระบบสาธารณูปโภค
|
เกี่ยวกับมหาวิทยาลัย
